【絶対に揉めたくない】退職合意書の作り方

1.退職合意書とは

別の記事でご説明したように、従業員の退職の仕方としては、定年や雇用期間満了などによる自然退職のほか、解雇と合意退職があります。退職の仕方がいずれであったとしても、会社を去った従業員は、もはや就業規則による制約を受けることはありません。また退職を契機に、それまで蓄積していた不満が顕在化するケースも多々あります。
実際に、退職した従業員が会社の機密情報を持ち出して競合他社に提供した事例が報道されて社会の耳目を集めたこともありますし、筆者の経験上、未払残業代請求やパワハラ・セクハラによる損害賠償請求も、退職後に行われることが多くあります。
もちろん、在職中に労働法規を遵守して円満に退職していただくことがリスク回避の王道ではありますが、退職時に採りうる対策として、退職合意書の作成をお勧めします。
本稿では、従業員の退職後のリスクを回避するための退職合意書の作成方法をご説明します。

2.退職合意書の目的

退職合意書には、以下のとおり、大きく二つの目的・意義があると考えています。

(1)退職従業員に制約を課す

一つ目は、退職後にも、従業員に一定の制約を課すことです。
上記のとおり、従業員は退職後、就業規則に縛られることはありません。そのため、守秘義務に違反しても、競合他社に就職しても、就業規則に基づく懲戒処分を課すことはできません。この場合、退職従業員の(会社にとって)不当な行為に対して会社ができることとしては、民法上の不法行為や、不正競争防止法、不正アクセス禁止法に該当した場合などに、損害賠償や差止め等を求めることができるに過ぎません。そして、これらの法令に違反したことや、会社に損害が発生したことを証拠によって証明し、裁判で有利な判決を勝ち取ることは簡単ではありません。
そこで、退職合意書において、秘密保持義務や競業避止義務を定め、これに違反した場合には会社に損害賠償義務を負うことを定めておきます。その際、違約金の定めも置いておくと、会社としては退職従業員が合意書に違反した場合の損害額の立証の負担を回避することができます。
このような定めを置くことで、退職後も退職従業員に一定の制約を課し、会社の利益を守ることができるのです。

(2)在職中の関係を清算する

退職合意書の二つ目の目的は、在職中の会社と従業員の関係を、退職を機に清算する、ということです。
具体的には、退職従業員は会社に対して、未払賃金請求権や未払残業代請求権、パワハラ等による損害賠償請求権等、その名目を問わず金銭の支払いを請求する権利を一切有しておらず、また理由を問わず、裁判所や労基署に対して訴訟等の行為を行わない、という条項を定めます。これを「清算条項」と呼びます。
清算条項により、会社と退職従業員の間には何も債権や債務がないことが確認されますので、退職後に在職中の事実を理由として金銭を請求されるようなリスクを回避することができます。
また、退職合意書の確認の対象は上記のような債権債務関係のみならず、退職の事実も含まれます。つまり、確かに両当事者の真意により合意退職が行われたのだ、ということを改めて確認する方法でもあるのです。

3.退職合意書の作成場面

退職合意書が必要とされるもっとも一般的なケースは、従業員が在職中に何らかの不当な行為を行ったが、懲戒解雇を行うと解雇無効のリスクがあるため、合意退職の形をとる、というケースです。この場合、会社と退職従業員の間では紛争が発生する可能性が高まっていますので、退職合意書によって過去の関係を清算し、将来のリスクを回避する必要があるためです。
それ以外に、会社の機密情報にアクセスすることができる従業員や、競合他社に採用されるようなノウハウを持っている従業員が退職する場合にも、将来のリスク回避のために退職合意書の作成が望ましいでしょう。

4.退職合意書の個別の条項例

(1)具体的な記載例

退職合意書の具体的な記載例を以下にご紹介します。代表的な条文のみ記載しておりますので、私物の処分や業務の引継ぎ、有給休暇の処理など、必要に応じて条文を追加します。

退職合意書

会社(以下「甲」という。)と退職従業員(以下「乙」という。)は、乙が甲を退職するにあたって、以下のとおり合意した。

1.甲及び乙は、甲乙間の雇用契約を【年月日】をもって合意解約する。

2.甲及び乙は、乙の退職について、雇用保険の離職証明書の離職事由は【自己都合/会社都合】であることを確認する。

3.乙は、甲在職中に業務上知り得た秘密情報【定義】について、退職後においても、これを他に開示・漏えいしないことを誓約する。

4.乙は、退職日から起算して【年数】年間にわたり、以下の行為を行わないことを誓約する。
①甲と競合関係にある事業者に就職し、または役員に就任すること
②甲と競合関係に立つ事業を自ら行うこと

5.甲及び乙は、本合意書に定める他、何らの債権債務がないことを相互に確認し、今後一切の意義申立て、又は請求等の手続きを行わない。

以下では、上記の個別の条文の内容について簡単に説明を行います。

(2)退職合意

退職従業員の不正行為等をきっかけに合意退職に至った場合などには、実質は解雇だったのではないかと疑われるケースもあります。そこで、両当事者が納得の上で合意退職することになったことを明記することが重要です。
場合によっては、退職合意書の内容を説明し、署名押印してもらう場面を録音・録画するなどして、会社と退職従業員の真摯な合意であることを証拠化しておくことも検討しましょう。

(3)退職理由

従業員によっては、退職後に失業給付を有利に受給するため、会社都合としてほしい、と希望するケースがあります。他方で、退職後の対外的なイメージを気にして自己都合を希望するケースもあり、会社の考えと従業員の希望をすり合わせて、両者の納得できる選択を行いましょう。

(4)秘密保持義務

退職後の情報漏えいを防止するため、秘密保持義務を規定することが一般的です。これに加えて、退職従業員が保有しているデータや書類の返却方法を定めたり、秘密保持義務に違反した場合の違約金を定めたりすることもあります。
また、合意書の存在や内容、退職に至る経緯も秘密保持義務の対象とするケースもあります。

(5)競業避止義務

競合他社への転職等が心配される場合には、競業避止義務を規定することも多くあります。ここで注意すべきは、退職した従業員は、退職後の転職先を自身で自由に選択できるのが原則である、という点です。会社側の企業の利益を保護すべきという必要性と、退職従業員の職業選択の自由を天秤にかけて、退職従業員に過度な制約を課す場合には、この規定が無効になってしまいます。
競合する事業の範囲などにもよりますが、競業避止義務の存続期間は概ね1年程度としておくべきと考えられます。

5.さいごに

今回は、従業員の退職に際してのトラブルや退職後のリスクを回避する重要なツールである、退職合意書について説明しました。退職は、会社と従業員の間でトラブルが起きやすいタイミングの一つです。適切な退職合意書を作成して、在職中の関係はすっきり清算し、会社の将来のリスクも回避しましょう。
弊所には、特に経営側を中心とする労働問題の経験豊富な弁護士が多数所属しており、退職合意書に関するご相談対応や作成支援も多く行っております。従業員の退職に関してご不安があれば、まずはお気軽にご一報ください。

pegetop