【絶対に揉めたくない】退職合意書の作り方を弁護士が解説

1.退職合意書とは

退職合意書とは、従業員の退職(雇用契約の終了)にあたって、在職中の債権債務を明確に清算し、また退職後の遵守事項を明確に合意しておくことで、退職後の紛争を極力回避するための労使間の合意書です。

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※退職合意書サンプルはあくまで「サンプル」ですので、ご利用になられる際は、事案に応じて適切にカスタマイズしてご利用ください。

2.退職合意書の意義・目的

別の記事(【経営者必見】解雇の前に認識すべき留意点)でご説明したように、従業員を有効に解雇するためのハードルは極めて高いため、解雇を最後の手段と位置づけ、極力、話合いによる合意退職を目指すことが重要です。なお、退職勧奨の方法等については、別の記事(退職勧奨を成功させるための3大要素)をご参照ください。

この話合いによる合意退職の重要性をご認識いただいた上で、もう1つご注意いただきたい点があります。それは、口頭での退職合意のみで終了していたり、また退職届のみ受領して終了していないかという点です。

とりわけ日本においては、「在職中」に自己の権利主張を行う従業員は少なく、多くの場合が、退職を契機にそれまで蓄積していた不満が爆発し、「退職後」に労働基準監督署、弁護士、労働組合等に相談した上で、権利主張を行ってきます。実際に、筆者の経験上も、未払残業代請求やパワハラ・セクハラによる損害賠償請求が、退職後に行われることが非常に多くあります。

また、退職した従業員が企業の機密情報を持ち出してライバル企業に提供したり、従業員を計画的かつ大量に引き抜く等して、有形・無形の多大な損害・損失を被った事案も多く聞きます。

口頭のみの退職合意や退職届だけでは、このような退職従業員との間の紛争を回避することが難しいことは明白です。

そこで、このような退職従業員との間の紛争を極力回避するために作成される書面が退職合意書であり、退職合意書には、以下のとおり、大きく三つの意義があると考えています。

 

(1)退職日及び退職理由を明確にすること

一つ目は、退職合意書において、どの時点で、どのような理由で退職するのかについて確認することができ、両当事者の真意により合意退職が行われたということを改めて明確にすることができます。

これにより、退職従業員からの「合意していない」「解雇された」というような主張を抑止することが期待できます。

 

(2)在職中の債権債務を清算する

二つ目は、在職中の企業と従業員の間の債権債務をきちんと清算するということです。

具体的には、退職従業員は企業に対して、未払賃金請求権や未払残業代請求権、パワハラ等による損害賠償請求権等、その名目を問わず金銭の支払いを請求する権利を一切有しておらず、また理由を問わず、裁判所や労働基準監督署に対して訴訟提起や申告等を行わないという条項を定めます。これを「清算条項」と呼びます。

清算条項により、企業と退職従業員の間には何ら債権債務がないことが確認されますので、退職後に在職中の事実を理由として金銭を請求されるようなリスクを回避することができます。

 

(3)退職従業員に制約を課す

三つ目は、退職後にも従業員に一定の制約を課すことです。

従業員は退職後、雇用契約から離脱するため、雇用契約の内容となっていた就業規則に縛られることもありません。そのため、守秘義務に違反しても、ライバル企業に就職しても、就業規則に基づく懲戒処分を課すことはできません。この場合、退職従業員の(企業にとって)不当な行為に対してできることとしては、民法上の不法行為に該当した場合や不正競争防止法又は不正アクセス禁止法に違反した場合等に、損害賠償や差止め等を求めることができるに過ぎません。そして、これらの法令に違反したことや、企業に損害が発生したことを証拠によって証明し、裁判で有利な判決を勝ち取ることは簡単ではありません。

そこで、退職合意書において、明確に守秘義務や競業避止義務を設け、これに違反した場合には企業に対し損害賠償義務を負うこと等を定めておく場合があります。なお、当該義務と合わせて、違約金の定めも設けておくと、企業としては退職従業員が合意書に違反した場合の損害額の立証の負担を回避することができます。

このような定めを設けることで、退職後も退職従業員に一定の制約を課し、企業の利益を守ることができるのです。

 

3.退職合意書の不備により紛争化した事例

退職合意書は、このような従業員の退職後の無用な紛争を極力回避するために作成されるものですので、退職合意書を作成するにあたっては、退職後の紛争を具体的にイメージし、そこから逆算して作成することが非常に重要となります。

よく生じる退職後の紛争をいくつかご紹介させていただきます。

 

(1)退職後の多額の未払残業代請求

ア 清算条項の必要性かつ重要性

退職後の紛争事例で、最も多いと言っても過言ではない事例が、未払残業代請求事案です。

しかも、民法改正に伴い、労働債権の時効も延長されました。具体的には、2020年4月1日以降に支払期日が到来する全ての労働債権の賃金請求(ここには時間外・休日労働等に対する割増賃金も含まれます。)の消滅時効が、賃金支払期日から5年(これまでは2年)に延長しつつ、当分の間はその期間は3年とされました。

そのため、これまで最大でも24カ月分の未払残業代しか発生しませんでしたが、2023年4月以降は、最大36カ月分もの未払残業代が発生している可能性があるということです。

このような退職後の多額の未払残業代請求を防ぐためにも、退職時の退職合意書において、退職時点で労使間に債権債務が残存していないことを相互に確認する旨の「清算条項」を設けておくことが必要不可欠です。

 

イ 清算条項の留意点

ただ、単に「本合意書に定めるもののほか、何ら債権債務が存在しないことを相互に確認する」という記載のみでは、退職後の多額の未払残業代請求という紛争を回避しきれない場合があります。

退職に至るまでの労使間でのやり取り内容、退職合意書作成時のやり取り内容等にもよりますが、退職合意書締結時点で、退職従業員が未払残業代の発生を認識していない場合、退職者において未払残業代の請求権まで放棄する意思はなかったという主張を行う余地を与えてしまい、結局紛争に巻き込まれてしまいます(最終的に裁判で勝訴したとしても、労働裁判に巻き込まれること自体が有形・無形の多大な損失を生むことになります。)。

そこで、退職合意書の清算条項を設ける際には、未払残業代に関する債権債務も含めて清算することを明確にしておくことが望ましいと考えます(退職合意書サンプル第10条参照)。

もちろん明確にすることで、退職者が未払残業代の存在に気づき、未払残業代請求を誘発する場合もあり得るため、交渉経緯等を踏まえケースバイケースで判断する必要はあります。

 

(2)企業の秘密情報漏洩問題

ア 退職後の守秘義務

企業の秘密情報が外部に流出する経路としては、現職の従業員又は退職した従業員が多いと言われています。現職の従業員は人為的ミスによる情報漏洩のケースが比較的多いように思いますが、退職した従業員の場合は、自分の転職活動において好待遇を引き出す条件として秘密情報を渡すことを約束したり、転職先で元の勤務先で得た秘密情報を利用して結果を出そうとする者もいます。

前提として、仮に明示的な約束がなかったとしても、在職中のみならず退職後も、退職従業員は、信義則上、秘密を漏洩しない義務を引き続き負っていると考えられています。

そのため、上記の退職従業員の行動は、守秘義務に違反していると認定される可能性はあります。

 

イ 守秘義務条項の必要性

しかし、守秘義務に関する明示的な約束をしていなければ、どのような情報について、いつまで秘密保持義務を負うのかが明確ではなく、また、退職従業員に秘密を漏洩してはいけないという当然の義務を再認識させることもできないため、多くの場合、秘密情報が漏洩した後の事後的対応になってしまいます。

ただ、秘密情報が一旦外部に流出してしまった場合、いくら事後的対応をしても、企業の有形・無形の損害・損失を完全に回復することができないことが多いです。

そこで、退職時点で改めて、退職従業員に対し、企業の秘密情報を外部に漏洩してはいけないという当然の義務を確実に認識させるためにも、退職合意書に守秘義務条項を設けることは必要であると考えています。

 

ウ 守秘義務条項の留意点

しかし、退職後の守秘義務をあまりに広く容認すると、労働者の職業選択の自由や営業の自由を制約することになりかねないため、定め方を間違えると、公序良俗に反して無効とされたり、守秘義務の範囲が制限される可能性があります。

例えば、「在職中に知り得た業務上・営業上の一切の情報」について広く守秘義務を課す退職合意書を良く見受けますが、このような定め方では、退職従業員にとって、どこまでの情報を守秘しないといけないのか予測・判断することが難しくなり、退職後の活動に大きな支障を来しかねません。実際に、このような守秘義務条項を無効と判断した裁判例も存在します。

そのため、退職従業員に守秘義務の対象となる情報が何を指しているのかについて、十分な予測可能性を与えられるように、秘密情報の定義や例示を用いて、できる限り具体的に特定することが重要となります(退職合意書サンプル第7条参照)。

 

(3)競業及び顧客奪取問題

ア 競業避止義務条項の必要性

退職従業員が、ライバル企業へ転職したり、または近隣で独立開業する等して、既存顧客を奪われるという紛争も良く起きます。

このような文脈の中で良く出てくる言葉として「競業避止義務」というものがありますが、競業避止義務とは、企業と一定の関係にある者(退職従業員等)が、当該企業と同一又は類似の事業を営む企業に就業するなど競業関係に立たないようにする義務のことをいいます。

退職後における競業避止義務は、退職後の競業避止義務を規定した就業規則や退職合意書等において合意しておかなければ、当然に生じる義務ではありません。この点は、退職後であっても信義則上当然に発生している守秘義務とは異なります。

そのため、退職従業員による競業及び顧客奪取の危険性がある場合には、退職合意書において競業避止義務を設けておくことが必要です。

 

イ 競業避止義務条項の留意点

しかし、退職後の競業避止義務は、合意等があったとしても必ずしも全てが有効になるわけではありません。

退職後の競業避止義務は、従業員の退職の自由や職業選択の自由に抵触する可能性があるため、相応の合理性が必要であり、その制限が広汎に過ぎる場合は裁判所によって無効とされるリスクがあります。

競業避止義務条項に関する有効性判断において、裁判所が主に考慮している事項は、①使用者の利益、②退職者の地位、③期間、地域、業務内容、対象の制限範囲、④代償措置、⑤その他の事情です。このうち、本稿では上記③について言及させていただきます。

まず、競業避止義務条項を設ける場合には、競業避止義務の「期間」に関する制限を設けるか否かを検討する必要があります。競業避止義務を負う期間が長ければ長いほど無効になりやすく、短ければ短いほど有効になりやすいという関係性にはありますが、裁判所は、上記5つの項目を総合的に判断するため、6カ月でも無効と判断しているケースもあれば、5年でも有効としているケースもあり、一概に論じることはできません。ただ、裁判例の傾向からして、2年以上になると無効になりやすいという目安はありそうです。

次に、競業避止義務が発生する「地域」に関する制限を設けるか否かの検討も必要です。競業避止義務を課すことで守らなければならない使用者の利益との関係で、合理的な制限であるかどうかが重要となります。

また、競業避止義務が発生する「業務内容・対象」に関する制限も重要です。例えば、既存顧客に関する営業活動のみを禁止するなど、対象を制限すればするほど有効と判断されやすくなります。

競業避止義務の有効性は総合的判断となりますので、ケースバイケースで慎重に検討する必要があります。

 

4.退職合意書のその他の条項

前述した3つの条項以外にも、合意退職であること及び離職事由の確認条項、未消化有給休暇の処理に関する条項、業務の引継ぎに関する条項、口外禁止条項、誹謗中傷禁止条項等を設ける場合があります。

これらの具体的条項例につきましては、退職合意書サンプルをご参照ください。なお、退職合意書サンプルはあくまで「サンプル」ですので、ご利用になられる際は、事案に応じて内容を精査していただき、適切にカスタマイズしてご利用ください。ご不明な点等がございましたら、ご遠慮なく当事務所にご相談ください。

 

5.退職合意書の作成を弁護士に依頼すべき理由

これまで述べてきましたとおり、退職合意書は、従業員の退職後の無用な紛争を極力回避するために作成する書面です。そのため、退職合意書を作成するにあたっては、退職後の紛争を具体的にイメージし、そこから逆算して作成することが非常に重要となります。

退職後の紛争を具体的にイメージすることができるのは、退職後の紛争事例を数多く経験し、交渉又は訴訟において、どのような争われ方をするのかについて熟知している弁護士のみです。

社会保険労務士の先生方の中には、退職合意書に関する豊富な知識をお持ちの先生もいらっしゃいますが、紛争事案において実際に代理人となって交渉又は訴訟を行っていないという点が決定的な違いです。

そのため、退職合意書の作成については弁護士に依頼すべき業務と考えています。

 

6.当事務所へのご依頼

退職合意書の作成といっても、労使紛争は1つ1つの案件ごとに考慮すべき事項は異なってきます。

当事務所は、特に使用者側の代理人として様々な労使紛争を扱っており、従業員の退職後の紛争事案についても数多く取り扱ってきましたので、クライアント企業様のニーズ、事案の特殊性等を踏まえ、高い専門性をもって、また経営者目線で、オーダーメイドの退職合意書を作成することができます。

従業員の退職に関してご不明な点やご不安な事項があれば、まずはお気軽にご一報ください。

 

【退職合意書を活用し円滑に退職をしてもらうためにすべきこと】

上記にてご説明をさせて頂いたように、貴社の業種・業界や退職対象者のポジションや業務内容等によって、作成すべき退職合意書の内容は異なるため、退職合意書は法的な正しさと共に相手の特性に合わせたカスタマイズをしなければ、最低限のリスクヘッジはできたとしても、事案に応じた最大限のリスクヘッジはできません。多くの問題社員の退職事案を取り扱ってきたからこそ、断言できます。

退職合意書の精度は、「退職時のトラブルを多く経験しているからこその視点と、当該視点に基づく適切な条項の追加」により、飛躍的に上げることができます。労務トラブルの中でも、特に退職に伴うトラブル対応の実績豊富な弁護士へのご依頼を推奨致します。

 

当事務所は、経営者側に特化した事務所だからこそのノウハウがあり、徹底して経営者の味方であることを大切にしています。

問題社員に対する退職勧奨や解雇は、法的な有効性のハードルが高く、簡単には実行できないからこそ、経営者のストレスは大きく、また社員の退職トラブルは他の従業員へ波及することが多いため、企業全体に悪影響を及ぼすことも多々あります。

当事務所は、そのように苦しまれている経営者を一人でも多く救うべく、顧問契約をされていない企業様でも初回相談は無料にてご対応をさせて頂きます。また、退職合意書の作成に関する相談も初回は無料ですので、お気軽にご相談下さい。

初回の無料相談後、ご要望に応じて、オーダーメイドの退職合意書の作成業務を、スポットのご依頼でお受けしております(顧問契約の締結は必須ではありません)。

作成費用

1通あたり10万円(税込み11万円)で作成をさせて頂いております。

問題社員の円満退職及びその後のトラブル予防を考えらえておられる経営者様はお気軽にご連絡下さい。

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※退職合意書サンプルはあくまで「サンプル」ですので、ご利用になられる際は、事案に応じて適切にカスタマイズしてご利用ください。

伊藤 良太 弁護士法人フォーカスクライド パートナー弁護士執筆者:伊藤 良太

弁護士法人フォーカスクライド パートナー弁護士。
中小企業の事業承継・相続対策及び資本政策を中心として、契約・労務・ガバナンス等の一般企業法務や、M&A、不動産案件も取り扱う。
事業承継については、経済産業省での執務経験も活かして、法務・税務横断的な提案を得意とし、事業と家族の双方に配慮した円滑・円満な承継に注力している。

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