シェアリングCHRO®

事業の成長に伴い生じた深刻な法務関連人員不足の問題を、サービス導入直後から解決していただきました！

背景・導入前の状況

弊社はIPOを目指しているため事業は急拡大し、成長に伴いリーガルチェックを要する契約書の数も増えてきたものの、法務人員の確保が間に合っていませんでした。
また、プロジェクト毎にチャットワークの中でグループが立ち上がり、様々なツール上で契約書のリーガルチェック依頼が飛び交う結果、管理が煩雑になり、時には依頼されたグループチャットとは異なるグループチャットで回答されるといった混乱も度々発生していました。

このような業務過多と、これに伴う業務遅延等により各事業部や経営陣から不満の声が上がっており、とてもストレスフルな状況でした。
さらに、事業部と外部専門家（顧問弁護士等）の間に入って、やり取りを中継することも多く発生していたため、必ずしもプロジェクトの詳細や取引先とのパワーバランス等を把握しているわけではない顧問弁護士にわかるように前提情報をまとめて伝え、また顧問弁護士からの回答内容を事業部が理解できるように変換して伝える等の作業は想像以上に負担が大きく、法務現場は疲労困憊でした。

導入後の変化

正直、サポートを受ける前は、導入してもすぐには変わらず、効果を体感できるまで時間がかかりそうに感じたため、結局負担は減らないのではないかと思う部分もありましたが、その予想は良い意味で裏切られ、導入直後から負担は軽減されていきました。

大きかったのは、まず業務全体を俯瞰していただき、法務DXを活用して法務相談窓口の統一をしたことで、一元管理ができる状態になり、適切に法務案件が法務部に集約されたことでした。
これにより案件の進捗等が可視化され、優先順位を付けることができ、精神的にも物理的にも負担が減っていきました。
また、システムを活用する上でも、外部専門家が直接システムの設定・使用方法を現場でサポート／代行してくれたことで負担を増やすことなく、スムーズに導入することができ、その後も運用もすぐに定着しました。

今では無くてはならない法務処理システム体制となっています。

導入して感じたメリット・特徴

事業部に対し何をヒアリングすれば良いかも含め、事業部対応から弁護士が直接対応してくれることは大きく、外部法律事務所でのノウハウを有した弁護士が企業内弁護士（インハウスロイヤー）のように現場で動いてくれることも貴重でした。システムをただ導入して終わるサービスとは大きく異なると感じます。
相談案件によっては共有するメンバーを限定する必要がありましたが、本サービスではシステム上で権限管理がされている中で法務案件を管理できるため、この点も大きいメリットでした。法務部での滞留は無くなってきており、また案件ごとにステータス管理ができたことがとても助かっています。システムを介して、弁護士を活用できるところが大きく、操作を含め、全体のハレーションを防ぎ、結果に繋がっています。

一般的に1人の企業内弁護士を雇うことは中小企業にとってはハードルが高いですが、雇用することなく、弁護士を1人採用したように活用できます。また、現在では5名の外部弁護士に稼働していただいてますが、複数の弁護士でチームを構成し、大量の案件を同時並行で進めていただけることは、自前で実現することがほぼできません。
仮に企業内弁護士を雇用できたとしても、即戦力としてワークするかどうかは未知であり、結局フィットせずに生産性が悪化し、ただ容易に解雇することもできないというリスクがあります。しかし本サービスでは外部法律事務所所属の弁護士が現場で動くため即戦力としてワークする可能性は高く、またフィットしなければ弁護士を変えることも容易にできるため、リスクを取らずに安心して課題解決に取り組むことができました。